Defterden düzenli kayda: dernek ve sendikalar
Şanlıurfa'da hemşehri ve köy derneklerinden sendika temsilciliklerine kadar üyeli kurumların sorunları benzerdir: üye listesi dağınık, aidat takibi zor, yazışmalar farklı dosyalarda, üyeye duyuru ulaşmıyor. Bu rehber bu düzeni adım adım kurmayı anlatıyor.
Üye listesi tek yerde ve korunaklı
Üye kaydı kurumun temelidir: ad, kimlik bilgisi, iletişim, üyelik tarihi, durum (aktif, istifa, nakil). Bu bilgiler farklı kişilerin bilgisayarlarındaki dosyalara dağıldığında hem tutarsızlık hem güvenlik sorunu doğar.
KVKK açısından üye verisi kişisel veridir; sendika üyeliği ise kanunda özel nitelikli kişisel veri olarak sayılır. Bu verinin yetkisiz kişilerin göremeyeceği, kim neyi gördüğünün kayıt altında olduğu bir sistemde tutulması, aydınlatma metninin üyeye verilmesi gerekir. Uygulamadaki yükümlülükler için Kişisel Verileri Koruma Kurumu'nun rehberlerine bakın.
- Tek üye listesi, tek kaynak
- Yetkiye göre erişim
- İşlem kaydı
- Aydınlatma metni ve açık rıza kaydı
Aidat, makbuz ve gelir-gider
Derneklerde aidat genellikle yıllık ya da aylık borçlandırılır; tahsil edildiğinde alındı belgesi (makbuz) verilir, gelir-gider kayda geçer. Toplu borçlandırma, kimin ne kadar borcu olduğunu tek listede görmek ve SMS ile hatırlatmak tahsilatı belirgin artırır.
Kamu görevlileri sendikalarında aidat maaştan kesilir; temsilciliğin işi, kurumdan gelen kesinti listesini üyelerle eşleştirmek ve kesintisi gelmeyen üyeyi bulmaktır. Defter ve beyan yükümlülükleri dernekler ve sendikalar için farklı mevzuata bağlıdır; dernekler için İçişleri Bakanlığı Sivil Toplumla İlişkiler Genel Müdürlüğü'nün, sendikalar için ilgili kanunun güncel hükümlerine mali müşavirinizle birlikte bakın.
- Toplu borçlandırma ve makbuz
- Borç listesi ve SMS hatırlatma
- Maaştan kesinti listesi eşleştirmesi
- Gelir-gider ve dönem kapanışı
Üyeye ulaşmak, yazışmayı düzenlemek
Toplu SMS
Toplantı, genel kurul ve aidat hatırlatması için gruplara mesaj.
Mobil uygulama
Duyuru, etkinlik ve anlık bildirim; üye kendi aidat durumunu görür.
Web sitesi
Haberler, faaliyetler, yönetim kurulu ve iletişim; online bağış.
Evrak kaydı
Gelen-giden evrak, sayı numarası ve dosyalama.
Resmî yazışma
Kurumlarla yazışmada KEP; sendikalarda üst yazı ve EYP biçimi.
Genel kurul
Hazirun listesi ve üye durumuna göre katılım hakkı.
Dijital düzene geçiş sırası
- 01
Üye listesini toparlayın
Elinizdeki tüm listeleri bir araya getirin; mükerrer kayıtları ayıklayın.
- 02
Yetkileri belirleyin
Kim neyi görecek: başkan, sayman, sekreter, temsilci.
- 03
Aktarın
Liste sisteme aktarılır, örnek kayıtlar birlikte kontrol edilir.
- 04
Aidatı başlatın
Dönem başında borçlandırma yapın; eski borçları açılış bakiyesi olarak girin.
- 05
Üyeye duyurun
Üyelere yeni düzeni ve varsa uygulamayı SMS ile duyurun.
Sık sorulan sorular
Projenizi birlikte planlayalım
İhtiyacınızı dinleyelim, Haliliye'deki ofisimizden yazılı teklifimizi iletelim. Görüşme ücretsizdir.
